Das Hinweis- und Beschwerdesystem ist ein zentraler Bestandteil der gelebten Integrität des ÖHV und seinem Bekenntnis für einen offenen und auf Prävention ausgerichteten Umgang mit Risiken, die der Sport für alle Beteiligten mit sich bringen kann.
Das allgemeine Beschwerdemanagement-System umfasst einen gemeinsamen Weg für Meldungen, Beschwerden und Hinweise. Je nach Art des Hinweises greifen entsprechende interne Richtlinien, z.B. zur Integrität oder zum Kinderschutz. Das Fallmananagement folgt den Richtlinien in diesen Teilbereichen. Entsprechende Vertrauenspersonen und/oder Fachstellen werden hinzugezogen.
Der Prozess wird jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.
Jeder Mitarbeiter und ehrenamtliche Funktionär ist aufgefordert, im Zusammenhang mit der Einhaltung der Good Governance-Richtlinien (inkl. Ethik Kodex und Integritätskodex) Fragen zu stellen, um Rat zu bitten, vermutete Verstöße zu melden und Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der Good Governance-Richtlinien zur Integrität in der Verbandsarbeit anzusprechen.
Jeder, der konkretes Wissen oder Anhaltspunkte dafür hat, dass ein Mitarbeiter oder ehrenamtlicher Funktionär an einer Pflichtverletzung beteiligt ist oder im Widerspruch zu den Compliance-Regularien handelt - wird ausdrücklich ermutigt, einen Hinweis über das Hinweis- und Beschwerdesystem des ÖHV zu geben.
Eine Meldung kann in schriftlicher oder mündlicher Form erfolgen. Sofern Vertrauenspersonen bei den Meldestellen persönlich in die zu meldenden Verstöße oder Verdachtsmomente involviert sind, kann die Meldung auch anonym an die angeführten Kontaktmöglichkeiten erfolgen.
Für den Umgang mit Beschwerden oder der Meldung von Verdachtsfällen gelten folgende grundlegenden Leitlinien:
Jede Meldung wird ernst genommen und innerhalb von einer Woche durch die Kontaktperson bearbeitet.
Der Hinweisgebende wird durch die Kontaktperson informiert, dass seine Beschwerde/Meldung eingegangen ist.
Kontaktperson bewertet die Information und ordnet ein, welchen Bezug der gemeldete Vorfall zum ÖHV hat. Dabei geht es um die Einordnung, ob der ÖHV selbst handeln kann oder den Fall nur melden kann. Als Verband gibt es hier drei Ebenen:
a. Geht es um Personen, die beim ÖHV angestellt oder ehrenamtlich tätig sind, besteht eine unmittelbare Handlungskompetenz.
b. Handelt es sich um Personen eines Vereins, hat der ÖHV nur eine mittelbare Handlungskompetenz, jedoch eine Pflicht zum Agieren in Kooperation mit dem Verein.
c. Handelt es sich um einen Fall, bei dem eine vermutete strafrechtliche Relevanz gegeben ist, die aber vermutlich außerhalb des Verantwortungsbereichs des Verbands liegt, besteht keine Handlungskompetenz, aber eine Meldepflicht an die zuständigen Behörden.
Kontaktperson ordnet ein, welchem Fallmanagement der Fall zugeordnet wird, informiert das entsprechende Fallmanagement-Team und leitet die Informationen weiter.
a. Betrifft den Spielbetrieb -> Zuständigkeit liegt bei der Generalsekretärin -> Fallmanagement Spielbetrieb
b. Betrifft Compliance / Integrität oder Kinderschutz oder Doping
Jeder gemeldete Fall wird gemäß der entsprechenden Vorlage dokumentiert. Betrifft die Meldung nicht den Spielbetrieb wird der Fall von der Kontaktperson in einer Excel-Liste erfasst. Die Dokumentation dazu wird auf dem Sharepoint in einem gesicherten Bereich in einem Ordner abgelegt. Zugriff haben nur die Generalsekretärin und die Vertrauensperson. Der Prozess ist im folgenden Schaubild festgehalten.
Die Stelle, bei der eine Meldung eingegangen ist, wird zur Beurteilung sowie zur Abstimmung der weiteren Vorgehensweise
In den Fällen, in denen die Prävention nicht ausreichend war und Verstöße gegen die Good Governance Richtlinien des ÖHV vorliegen und um der Verantwortung, den Hockeysport gegen Korruption zu schützen, gerecht zu werden, gibt es nachfolgende Möglichkeiten.
Alle Möglichkeiten können auch anonym genutzt werden (z.B. Anruf mit unterdrückter Nummer, anonyme Mailadresse, Brief ohne Absender*in).
Der ÖHV empfiehlt bei anonymen Hinweisen die Nutzung einer anonymen E-Mail-Adresse mit Weiterleitung auf das eigene Postfach, um Nachfragen beantworten und über den Stand der eventuell folgenden nächsten Schritte informieren zu können.
Im Spielbetrieb gibt es relevante Dokumente, die diesen regeln. Dazu zählt als Basisdokument die Wettspielordnung. Spielbestimmungen, die je Spielsaison zusätzlich erlassen werden und oftmals nur für eine Spielsaison gelten, werden in den Durchführungsbestimmungen Halle, Feld (Erwachsene und Jugend) festgehalten.
Der RUSTRA (Regel- und Strafauschuss) handelt auf Basis des ÖHV-Disziplinarstrafrechts.
Vergehen und Strafen, die im Tarifblatt festgehalten sind, und/oder z.B. die Verhängung einer gelb-roten Karte werden nicht an den RUSTRA weitergeleitet. Es werden aber alle Strafen und Vergehen in einem Excel-Dokument festgehalten.
Zusätzlich werden alle RUSTRA-Urteile & Disziplinarstrafen der laufenden Saison auf der Webseite veröffentlicht. Ältere Urteile (bei denen die Strafen abgelaufen sind) werden aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht mehr angezeigt.
